Thuislaadvergoeding medewerkers: hoe regel je dat eerlijk?

Zodra medewerkers met een zakelijke EV thuisladen, ontstaat er een financiële relatie tussen het bedrijf en de privé-energierekening van de medewerker. Dat vraagt om duidelijke afspraken — voor beide partijen. De overheid heeft hier een aantal kaders voor gesteld, maar de uitvoering is aan jou als werkgever.

De VWEA-regeling: wat is dat?

De Vaste Werk Energie Aftrek (VWEA) is een fiscale regeling waarmee werkgevers medewerkers belastingvrij kunnen vergoeden voor zakelijk thuisladen. In 2025 mag je als werkgever tot €0,23 per kWh onbelast vergoeden — het zogenaamde VWEA-tarief.

Voorwaarde: de medewerker moet kunnen aantonen hoeveel kWh zakelijk is geladen. Dat kan via een slimme laadpaal met een zakelijke laadpas, die de verbruiksdata automatisch doorstuurt.

Optie 1: vergoeding op basis van werkelijk verbruik

De nauwkeurigste methode. Je plaatst een slimme laadpaal bij de medewerker thuis, koppelt een zakelijke laadpas, en de back-office registreert elke kWh. Aan het einde van de maand vergoed je precies wat er zakelijk is geladen, tegen het VWEA-tarief.

Voordeel: eerlijk en nauwkeurig. Nadeel: meer administratie en kosten voor de laadpaal en het systeem.

Optie 2: vaste maandelijkse vergoeding

Je spreekt een vast maandbedrag af op basis van de verwachte zakelijke kilometers en het gemiddeld verbruik van de auto. Dit is eenvoudiger te administreren, maar minder nauwkeurig.

Wat als de medewerker geen oprit heeft?

Niet elke medewerker kan een laadpaal thuis plaatsen. Voor hen zijn er alternatieven: een laadpas voor publieke laadpalen, een bijdrage in de laadkosten of een andere auto in het wagenpark. Dit is precies waarom een goed laadbeleid meer is dan alleen een vergoedingsregeling — het moet passen bij de diversiteit in jouw team.

Laadpaal van de zaak bij de medewerker thuis

Je kunt als werkgever ook een laadpaal bekostigen die bij de medewerker thuis wordt geplaatst. Dit is fiscaal aantrekkelijk: de laadpaal blijft eigendom van de werkgever en telt niet als loon in natura. Wel moet er een gebruikersovereenkomst komen voor als de medewerker uit dienst gaat.